¡Como hacer un Plan de Acción exitoso y sin complicaciones!
Los planes de acción son una herramienta esencial para cualquier empresa, pero ¿qué es un plan de acción? Los planes de acción son un marco que incluye los objetivos de su empresa y cómo alcanzarlos.
Incluyen pasos específicos sobre cómo hacerlo y todos los miembros de su empresa deben trabajar para alcanzar estos objetivos. Este artículo contiene toda la información necesaria sobre la creación de un plan de acción eficaz.
¿Qué es un plan de acción?
¿Qué entendemos por plan de acción? Un plan de acción es una hoja de ruta planificada que puede ayudarle a alcanzar sus metas y objetivos. Al igual que hay muchas formas de llegar a un destino si se viaja, un programa puede tomar varios procedimientos para alcanzar las metas marcadas, conseguir resultados y cumplir objetivos.
Un plan de acción puede ayudarte a clarificar tus objetivos y alcanzar el éxito. Si aún no tienes un objetivo, formular este plan sería un excelente ejercicio que te permitirá establecerlo
Asimismo, el plan de acción debe incluir medidas específicas para reducir los riesgos, así como acciones correctivas en caso de cualquier eventualidad.
Lo bueno de una acción eficaz es su capacidad para añadir credibilidad a todos estos beneficios, lo que la hace ideal si tu idea necesita financiación o apoyo de planificación por parte de otros
Un plan de acción es un marco para los objetivos de la empresa que incluye pasos específicos sobre cómo hacerlo. Un ejemplo de un objetivo empresarial es aumentar las ventas.
Un plan de acción debe actualizarse y revisarse periódicamente, pero también debe servir de base a las actividades de la empresa para mantenerlas organizadas.
¿Qué debe incluir un plan de acción?
Dada la importancia de elaborar un plan para lograr nuestro objetivo general, es fundamental que los encargados de llevar a cabo cada tarea se responsabilicen de ella. Por eso hay que llevar a cabo muchos pasos para alcanzar este objetivo, que incluyen:
- Objetivos claramente definidos.
- Una descripción bien definida de las tareas a realizar.
- Personas encargadas de realizar cada tarea.
- Plazos. Las tareas/pasos se llevarán a cabo en un plazo de tiempo determinado (es decir, para cuándo deben estar terminados)
- Recursos necesarios. Los ejemplos incluirían fondos o materiales para realizar cada una de las tareas asignadas.
- Progreso medible. Un seguimiento de los avances puede ayudar a mantener a la gente en el camino y al mismo tiempo motivarlos.
¿Qué es un plan de gestión de riesgos?
Un plan de gestión de riesgos es un documento estratégico que identifica todas las actividades necesarias para mitigar los impactos negativos. Incluye los objetivos a corto y a largo plazo, el tiempo que se necesitará para ejecutarlos, así como a quiénes involucran para su mejor ejecución.
¿Debo usar la Matriz Eisenhower para mi plan de acción?
La Matriz Eisenhower es una forma sencilla pero eficaz de priorizar las tareas y gestionar la carga de trabajo.
Cuando fue introducida por primera vez en la década de 1950 por Dwight D. Eisenhower, se utilizó como herramienta de organización para la planificación militar en tiempos de guerra.
De este modo los recursos pudieron asignarse de la manera más eficaz en los campos de batalla a pesar de las circunstancias urgentes o importantes.
La experiencia personal de Eisenhower con este tipo de matriz proviene de su época como comandante de las fuerzas aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial.
Nuestro trabajo suele consistir en tareas que son importantes y urgentes. Ocasionalmente, tenemos una tarea en la que la urgencia es alta pero la importancia no es tan clara o viceversa. Este tipo de casos puede ser difícil de medir debido a sus diversos niveles en los dos ejes mencionados anteriormente.
Hay que tener cuidado a la hora de asignar un valor, ya sea "importante" o "urgente", ya que estos valores no siempre se corresponden con cada situación individual.
Como hacer plan de acción, tutorial paso a paso
Quieres hacer un plan de acción, pero no sabes cómo. Todos sabemos que los planes de acción son importantes para alcanzar metas y objetivos, pero pueden ser difíciles de crear.
Mucha gente empieza con un plan demasiado vago o que no incluye suficientes detalles. Otros intentan hacerlo ellos mismos cuando les vendría bien la ayuda de un experto en la materia.
Este tutorial para crear un plan de acción te guiará en cada paso del proceso, incluyendo cuál es tu objetivo, quién debe participar en el plan de acción, qué tareas deben realizarse y mucho más.
También incluye una lista de comprobación para que puedas hacer un seguimiento del progreso, así como plantillas para cada tipo de plan de acción, como la planificación estratégica o la gestión de proyectos.
Identifica la meta u objetivo de tu plan de acción
El primer paso para formular un plan de acción es considerar la planificación estratégica de la empresa.
Una vez que tengas una idea clara de lo que significa el éxito para ellos, será más fácil ver cómo tu equipo puede ayudar a contribuir y alcanzar esos objetivos.
Empieza por hacer una lista de todas las formas en que cada persona contribuye directa o indirectamente. De este modo, tanto tu como ellos sepáis exactamente donde encajan vuestras habilidades para lograr los objetivos corporativos a nivel de la organización, así como a nivel individual.
De esta manera, todos tienen alguna orientación a la hora de decidir qué áreas requieren más atención que otras
Crea objetivos que se puedan medir
He comprobado que al crear objetivos medibles, es más fácil conseguir que el equipo se sume a un proyecto.
Tiene sentido que haya objetivos claros sobre lo que hay que hacer y cómo se va a conseguir, o al menos medir si tenemos éxito en nuestros esfuerzos.
Con esta claridad, no sólo es más probable el éxito, sino que también se pueden evaluar fácilmente los fracasos. De este modo se pueden hacer correcciones antes de dedicar demasiado tiempo a algo que al final no va a funcionar
Define los pasos para alcanzar las metas y objetivos de ese plan
Es fundamental que cada una de las actividades necesarias para alcanzar el objetivo estén enumeradas y asignadas a un responsable.
- Así, junto con el equipo, haz una lista de todas las tareas y actividades que se van a llevar a cabo.
- Pide a cada profesional que escriba en un papel cuáles son sus principales responsabilidades relacionadas.
- A continuación, discútelas con cada persona para que sepa exactamente cuáles tiene que llevar a cabo mientras trabaja en su equipo.
De este modo, todos tendrán claro quién debe realizar las distintas tareas o de quién es la responsabilidad al llevar a cabo una determinada actividad.
Divide y simplifica las tareas
Hay muchas tareas que parecen más difíciles que otras, pero cuando se dividen en porciones más pequeñas, resultan más fáciles de gestionar para el equipo.
Cuando una tarea se divide de este modo, queda claro lo que tiene que hacer cada colaborador y podrá completar su trabajo a tiempo sin dificultad ni confusión.
También hace que la gestión de estas pequeñas partes sea mucho más sencilla para el gestor.
Establece plazos
Sin plazos concretos, no hay forma de establecer un plan de acción y lo más probable es que las actividades no se ejecuten a tiempo. Puede que algunas tareas ni siquiera lleguen a completarse, ya que tienen procesos indefinidos asociados; éstos sólo pueden estimarse consultando a cada profesional que ejecutaría la tarea en cuestión.
Establecer plazos y hacer que los colaboradores se responsabilicen del tiempo que se han fijado creará un mejor ambiente de trabajo, ya que fomenta la responsabilidad.
Además, con esta estrategia, los directivos pueden hacer un seguimiento de la productividad de su equipo en cualquier momento.
Crea un tablero o representación visual del plan de acción
Después de crear los elementos de acción y definir los plazos, el siguiente paso es crear una representación gráfica del plan.
Una presentación visual permite hacer un seguimiento de los objetivos que se están logrando o no, lo que puede ayudar a priorizar las tareas que necesitan más atención.
Además, si vas a presentar el plan de acción a otras personas o partes interesadas para que lo aprueben, es más fácil y atractivo mostrarles una representación visual en lugar de limitarse a leer de una hoja de Excel.
Evalúa periódicamente los avances
Este plan de acción debe ser evaluado periódicamente para ver si está cumpliendo los objetivos previstos.
Si no es así, puede hacer correcciones y ajustar algunos de los puntos de acción o incluso crear otros nuevos si es necesario
De este modo, tendrá una visión clara de su progreso en cualquier momento.
Es tu responsabilidad asegurarte de que todo el mundo hace su parte. Puedes, por ejemplo, crear un calendario de entregas individuales o en equipo de informes y presentaciones: "No se puede elaborar un plan de acción sin saber cómo se va a seguir"
Es posible que un plan de acción tenga que cambiar ocasionalmente debido a acontecimientos o imprevistos; ¡no dejes que esto ocurra!
Al fin y al cabo, para que sirve el plan de acción si no es como guía para que puedas retomar tu capacidad de cumplir los plazos y completar las tareas después de haber sido interrumpido.
Revisa siempre tu plan de acción y compromete a los demás a seguirlo sin perder de vista los objetivos o las metas.
A continuación te dejo un video tutorial para que te sea más sencillo planificar tu plan de acción.
Conclusión
Un plan de acción es una hoja de ruta que puede ayudarte a ti o tu empresa a alcanzar sus objetivos. Al igual que hay muchas formas de llegar a un destino si se viaja, un programa puede tomar muchos caminos para alcanzar metas, cumplir objetivos y lograr resultados.
Tanto si se trata de un plan de acción para una sola persona como para todo un equipo de personas que trabajan juntas en el mismo proyecto, estos pasos garantizarán el éxito.
Siempre es una buena idea tener nuevos lanzamientos, pero cuando no los hay hay formas de mantener la creatividad. Piensa en eventos o festividades que encajen con la personalidad de tu marca y utilízalos como inspiración para campañas, mensajes de texto, promociones, etc.
Con esta estrategia en tu plan de acción, los directivos pueden hacer un seguimiento de la productividad de su equipo en cualquier momento, lo que les ayuda a priorizar las tareas que necesitan más atención (¡o incluso a crear nuevos puntos de acción!).
La evaluación periódica del progreso también garantiza que los proyectos no se estanquen debido a acontecimientos imprevistos, como cambios en el liderazgo o en las prioridades de la empresa.