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Todo sobre la Factura Proforma con descargable en Word y Excel

¿Factura proforma? La mayoría de las veces, cuando pensamos en facturas, pensamos en las que nos llegan de nuestros proveedores y clientes.

Pero, ¿y si existiera una forma de enviar una factura incluso antes de fabricar o recibir cualquier mercancía? Ahí es donde entran en juego las facturas proforma.

Una factura proforma es una factura preliminar de venta que se envía a los compradores antes de un envío o entrega de mercancías.

La factura proforma contiene los artículos comprados y otra información importante, como el peso del envío y los gastos de transporte.

Este tipo de facturas puede ser ventajoso tanto para los vendedores como para los compradores, ya que ofrecen protección frente a circunstancias imprevistas como el robo o los daños durante el transporte.

¿Qué es una factura proforma?

Las facturas proforma son un tipo de factura que se entrega a los clientes por adelantado para especificar detalles sobre la futura actividad comercial. Estos documentos no tienen valor comercial y sólo existen como un acuerdo entre las dos partes sobre lo que ocurrirá cuando su relación comercial llegue a buen puerto.

La factura proforma no forma parte de la contabilidad porque no tiene validez fiscal pero contiene los detalles que luego se incluirán en la factura final. La factura comercial final es la que finalmente tiene validez a efectos fiscales. Este tipo de factura también se utiliza a menudo en el comercio internacional.

La factura pro forma debe incluir un texto que especifique que no es la factura definitiva (esta si se incluye en la facturación) y debe catalogarse con series numéricas diferentes a las de las facturas ordinarias para llevar un control sobre ellas. Siempre debe especificarse que se trata de una factura proforma.

¿Cuándo hacer una factura proforma?

Se emite una factura proforma cuando se ha acordado un servicio o si el cliente hizo un pedido pero no lo ha pagado. Cuando tenemos que realizar operaciones en el extranjero, como el envío de productos a través de las aduanas, puede ser necesario un modelo proforma en ciertos casos en los que hay que tener en cuenta cuánto se va a pagar.

Antes de realizar cualquier procedimiento de comunicación manual, necesita una factura proforma para calcular el precio previsto de sus productos o servicios. Esto se hace con el fin de proteger a ambas partes de circunstancias imprevistas como el robo o los daños durante el transporte.

El objetivo es acercarse lo máximo posible y, al mismo tiempo, proteger a su empresa de pagos excesivos o insuficientes, teniendo en cuenta algunas proyecciones razonables sobre el tamaño del envío o la entrega.

No tendrá que utilizar una factura proforma si adquiere bienes antes de las ventas, cuando ofrezca incentivos de venta como descuentos, rebajas que se calculan en el momento de la venta, ofertas de financiación a bajo interés y garantías ampliadas que se venden con las nuevas compras.

Las facturas pro forma se envían cuando estás a punto de pasar por el proceso manual de comunicación con tus clientes, compradores o proveedores. Siempre es una buena idea establecer un acuerdo antes de poner a la venta cualquier bien o servicio.

Dado que las facturas pro forma son meras estimaciones, es importante no pedir demasiado inventario basándose en estas cifras sin saber qué tipo de demanda habrá de antemano.

El objetivo es acercarse lo máximo posible y, al mismo tiempo, proteger a su empresa de pagos excesivos o insuficientes, teniendo en cuenta algunas proyecciones razonables sobre el tamaño de su envío o entrega.

¿Es necesario hacerla?

Las facturas proforma de venta son necesarias cuando va a realizar el proceso manual de comunicación con sus clientes, compradores o proveedores. Siempre es una buena idea establecer un acuerdo antes de realizar la operación de poner a la venta cualquier bien o servicio.

Dado que las facturas pro forma son simplemente estimaciones, es importante no pedir demasiado inventario basándose en estas cifras sin saber qué tipo de demanda habrá de antemano.

El objetivo es acercarse lo máximo posible y, al mismo tiempo, proteger a su empresa de pagos excesivos o insuficientes, teniendo en cuenta algunas proyecciones razonables sobre el tamaño de su envío o entrega.

¿Quién emite la factura proforma?

Una factura pro forma es una factura de venta preliminar que el vendedor emite a los compradores antes del envío o la entrega de las mercancías. Suele describir los artículos adquiridos y otros datos importantes, como el peso del envío y los gastos de transporte.

Este tipo de facturas puede ser ventajoso tanto para los vendedores como para los compradores, ya que ofrece protección frente a circunstancias imprevistas como el robo o los daños durante el transporte.

¿Quién firma la factura proforma?

La factura pro forma puede ser firmada por el comprador o el vendedor. Después de que el comprador acepte la factura proforma final, deberá firmarla . El vendedor generalmente sigue con una orden de compra que presenta después de firmar en el documento.

Los expertos aconsejan que una factura pro forma no debe estar numerada, ni puede servir como prueba de pago. Algunos incluso llegan a decir que no hay que firmarlas ni sellarlas a menos que los clientes te lo exijan expresamente.

Factura proforma y factura comercial, diferencias fundamentales

Una factura proforma es un documento que se debe entregar al cliente donde se especifican las futuras actividades comerciales. La diferencia entre factura proforma y una factura comercial , es que ésta no da cuenta de la entrega de bienes y servicios porque es sólo provisional.

La principal diferencia entre ambos es que una factura definitiva comercial siempre tendrá cierta fuerza y validez fiscal y contable, mientras que la proforma no tiene validez legal y es una simple propuesta preliminar.

Uno de los principales problemas de este documento es que el contenido de la factura proforma no tiene la validez de una factura ordinaria. Para empezar, este tipo de factura no sirve como prueba para ser pagada por bienes o servicios, ya que sólo tiene carácter informativo sin estar registrada en un sistema contable

¿Cómo hacer una factura proforma?

Hay muchos campos a incluir en una factura, y una proforma no es diferente. La única diferencia con estas facturas es que llevan la palabra «proforma» en la parte superior para mostrar su carácter temporal, en lugar de ser declaraciones oficiales como las que solemos ver en nuestro día a día.

Tenemos todos los bienes para usted! Con nuestra factura pro forma, estamos listos para empezar. Esto es lo que incluye:

  1. Cabecera o encabezado en el que se especifica que se trata de una factura proforma.
  2. Fecha de emisión.
  3. Datos del vendedor así como del cliente potencial, incluyendo nombre, dirección y número de identificación fiscal. Para las transacciones en la Unión Europea, debe incluir el Número de Identificación Fiscal de la UE.
  4. Descripción del bien/servicio con el precio total (teniendo en cuenta el transporte y otros costes adicionales)
  5. Impuestos que puedan ser aplicables como el IVA o el impuesto sobre la renta.
  6. Cualquier otra información necesaria o relevante como los términos de la operación.

Modelo de factura proforma con plantilla descargable en Word y Pdf

Aquí le voy a dar una plantilla de factura proforma personalizable que permitirá a tu negocio la libertad y flexibilidad que necesita.

Hemos creado dos plantillas, una muy sencilla de factura proforma entre particulares y otra más detallada y formulada para que salgan las cantidades exactas.

Plantilla de factura proforma entre particulares en Word

Este modelo es muy sencillo de rellenar, cambie los datos de la plantilla por los suyos y ¡listo! Pulse en la imagen para descargar el archivo en Word.

Modelo factura proforma en word

Plantilla de factura proforma detallada en excel.

Hay muchos tipos diferentes de plantillas, pero no hay una solución única para cada tipo de empresa o industria. Así que hemos creado este formulario genérico formulado y con varios campos estándar, ¡así como opciones para personalizar cada campo de forma individual!

Pulse en la imagen para descargar el archivo en Excel.

¿Cómo debo rellenar la plantilla?

Rellenar este modelo de factura proforma no puede ser más sencillo, a continuación le detallo paso a paso como hacerlo:

  1. Insertar los datos del emisor o proveedor: Nombre de la empresa, razón social y datos de contacto.
  2. Concepto: Descripción de los productos/servicios prestados que son objeto de cobro y su precio unitario.
  3. Calcular la base imponible: Calcular el importe sobre el que se calculan los impuestos correspondientes.
  4. Aplicar retención de IRPF (individual): Será obligatorio si la factura se emite a un profesional.
  5. Calcular el IVA: Aplicar el % del IVA correspondiente, excepto a las a las actividades económicas que estén exentas de este.
  6. Mencione la forma de pago: En este apartado debe especificar la forma de pago y los datos necesarios para realizarlo, ya sea mediante cheque bancario, tarjeta de crédito u otro.

La función de este tipo de factura es similar a la de la factura comercial, en cuanto a la intención de proporcionar información detallada sobre una operación comercial. Este tipo es muy similar al documento conocido como «presupuesto».

Conclusión

En resumen, una factura proforma es un documento informativo que ayuda a compradores y vendedores a entender mejor la transacción.

Puede ser útil incluir este documento cuando se compran o venden bienes para que todos sepan lo que están firmando antes de asumir cualquier compromiso.

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